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Las dificultades del sistema de información de los estudiantes frustran las universidades

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El shock onduló a través de los círculos de tecnología de educación superior el mes pasado cuando la Universidad Estatal de Ohio anunció que lanzaría una faceta clave de su asociación con el día de trabajo del proveedor de software, abandonando los planes para convertirse en un adoptante temprano de alto perfil del producto de información estudiantil basado en la nube de la compañía., Estudiante de día laboral.

Los analistas externos y los directores de información de la universidad vincularon los posibles costos hundidos para que el estado de Ohio estuviera en decenas de millones de dólares y describió la asociación cortada como el último ejemplo de esfuerzos desafiantes y de alto riesgo para actualizar los sistemas de información de los estudiantes (SIS).Si bien los funcionarios estatales de Ohio declinaron hacer comentarios sobre los costos o detalles del proyecto, los líderes de la industria lo llamaron un experimento de estrechamente observado debido a las complejidades integradas en la creación de sistemas de información de estudiantes basados en la nube de próxima generación, particularmente para las instituciones de investigación de nivel uno,así como la necesidad vital del sector de sistemas de información estudiantiles más avanzados basados en la nube en todo.

Si el estado de Ohio no puede hacerlo, el pensamiento va, entonces tal vez ninguna institución de investigación de nivel uno grande puede.

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Los líderes universitarios quieren ofrecer personalización basada en la nube a nivel de Amazon a cada estudiante, explicando cursos que deberían considerar en base a lo que han tomado anteriormente, por ejemplo, o administrar docenas de iteraciones de preferencias de registro de clase basadas en requisitos previos y año de graduación.Pero el camino para erigir un sistema tan personalizado es largo y marcado por baches caros.

"Cuando implementa un sistema estudiantil ... es como una cirugía a corazón abierto y un trasplante de cerebro y un trasplante de hígado, todo al mismo tiempo", dijo Nicole Engelbert, vicepresidenta de desarrollo de educación superior en Oracle, el principal competidor de Workday Day de Workday.“La escala es desalentadora, incluso en los mejores momentos."

Tracy Schroeder, vicepresidenta de servicios de información y tecnología de la Universidad de Boston, dijo que BU necesita capacidades de SIS de próxima generación, pero no puede encontrar lo que está buscando en el mercado.Ella dijo que la hermana es vital porque es la plataforma la que toca todo lo que los estudiantes hacen y define su experiencia en muchas dimensiones..

“Estamos en el negocio de servir a los estudiantes. This platform is the most important platform, the most strategic platform [and] … it’s the platform with which students interact the most," Schroeder said.Agregó que la hermana puede "dar forma a la impresión de un estudiante del campus y hacer cosas sin fricción, fácil, amigable.."

Student Information System Difficulties Frustrate Universities

Pero la próxima generación de hermana promete hacer algo aún más ambicioso y necesario, dijo.Minará los datos y lo aprovechará para personalizar las recomendaciones, los servicios y apoyar al estudiante por alumno..

Schroeder dijo que espera que Workday siga avanzando a pesar de sus recientes tribulaciones en Ohio State.Le preocupa que, debido a que el grupo de grandes instituciones de investigación no es tan grande, las empresas podrían decidir no forjar por delante de invertir en la tecnología..

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La jornada laboral no está sola para enfrentar desafíos.Oracle and tesis (una compañía independiente se separó de la Unidad 4) también han experimentado retrasos significativos para llevar a su nueva hermana al mercado.La percepción existente de la dificultad involucrada en la creación de esta SIS de próxima generación hizo que el estatal de Ohio y el paro de la jornada laboral se llamen la atención para los líderes tecnológicos, CIO y los expertos externos..

Mientras que Sion Rogers, un portavoz de la jornada laboral, se negó a comentar sobre los costos que el estado de Ohio incurrió o los detalles de los retrasos, dijo en un comunicado que el sector de educación superior es único en comparación con otros mercados, el día de trabajo sirve.

“The vast breadth of the Workday Student product—compounded with the fact that all institutions go live at the same time of year—results in a unique situation that includes different pressures on product and deployment resources," the statement said."Nuestra comunidad de clientes continúa creciendo con 18 clientes que viven solo en el último año ... A medida que avanzamos a más clientes en la producción, esperamos ver un aumento simultáneo en la eficiencia de la implementación, como hemos visto con todos los demás productos del día de trabajo.."

Michael Berman, CIO del Sistema de la Universidad Estatal de California, el más grande del país, dijo que su sistema inscribe a aproximadamente medio millón de estudiantes anualmente y realiza un seguimiento de unos seis millones de registros de estudiantes en cualquier momento dado..

Dijo que los estudiantes de hoy esperan un alto grado de servicio en línea, que a menudo es difícil de cumplir ya que los productos heredados en la mayoría de los colegios y universidades fueron diseñados en la década de 1990..

“It was an IBM PC world in 1998, when we started implementing systems like this, and of course, now we’re in a mobile phone world, and a smart AI [world]," Berman said."Cuando van a la universidad, [los estudiantes] esperan poder obtener sistemas y servicios que se parezcan a lo que están acostumbrados a usar en línea de tantos otros proveedores.Y tenemos el desafío de alcanzar ese nivel de servicio, a menudo no nos quedamos."

Berman said “very few" campuses have gotten to the level of sophistication with SIS products that students expect.Dijo que la realidad no es tanto que la tecnología no existe, sino que no existe en una forma en la que las universidades puedan pagarla..Dijo que los costos pueden ser asombrosos.En su opinión profesional, si Cal State, como el sistema de cuatro años más grande del país, reemplazara su hermana principal junto con RRHH y Finance, costaría cientos de millones y posiblemente más de mil millones de dólares.

En cambio, Berman verá dónde va los próximos cinco a 10 años de trabajo con los primeros usuarios y reevaluar la inversión en un nuevo sistema SIS una vez que el mercado aclare y los costos disminuyan.Está haciendo que su tecnología existente funcione agregando múltiples sistemas más pequeños y más especializados..

"Cada dólar que ponemos en una tecnología como [Workday Student] es de $ 1 que no va al aula. It doesn’t go to a faculty member, it doesn’t go to a field station where students are doing research, it doesn’t go to training faculty to do better online courses," Berman said.“Estas realmente no son decisiones tecnológicas.Son decisiones financieras o decisiones institucionales."

Vicki Tambellini, CEO de la firma de investigación y asesoramiento de ED más alta, The Tambellini Group, dijo que Workday, Oracle y la Unidad 4 (ahora tesis) anunciaron que desarrollarían su nueva SIS entre 2013 y 2015, y todos han encontrado retrasos significativos.(Preguntado sobre los retrasos, Engelbert, el ejecutivo de Oracle, dijo que la compañía es "increíblemente conservadora cuando traemos un producto completamente al mercado." A spokesman for Thesis acknowledged only that “portions" of its product have been delayed.)

Tambellini dijo que los retrasos han sido un punto de dolor para los líderes universitarios.

“There are a lot of institutions that are running selected systems from more than 20 years ago, who are feeling the pain of those legacy environments, who are interested in replacing those old systems and who are very anxious to have something new and modern," Tambellini said."Ha habido una frustración general en el mercado que no hay varios sistemas competitivos para evaluar."

Tambellini estima que tanto Workday como Oracle tienen más de 100 desarrolladores que trabajan en sus productos SIS, lo cual es emblemático de lo difícil que es construir SIS de próxima generación.

She said most higher ed institutions are still running student systems “on premise," meaning every update has to be handled by the local IT team and the personalization most universities seek is harder to come by.Señaló que la ED más alta se queda atrás de otras industrias en el cambio tecnológico porque la planificación, el presupuesto y las decisiones de financiación en la educación superior más alta tienden a tomar más tiempo..Ella dijo que alrededor de $ 3 mil millones se gastan anualmente en sistemas estudiantiles y servicios asociados a nivel mundial..

“If it’s important enough for these companies to invest in, it should be important enough to do well," Tambellini said.