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Les difficultés du système d'information des étudiants frustrent les universités

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Les chocs ont traversé les cercles de technologie de l'enseignement supérieur le mois dernier lorsque l'Ohio State University a annoncé qu'elle abandonnerait une facette clé de son partenariat avec le logiciel Vendor Workday, abandonnant les plans pour devenir un adopteur précoce de haut niveau du système d'information étudiant basé sur le cloud de l'entreprise, Étudiant de la journée de travail.

Les analystes extérieurs et les responsables de l'information de l'université ont permis aux coûts probables que l'Ohio State soit dans des dizaines de millions de dollars et a décrit le partenariat séparé comme le dernier exemple d'efforts difficiles et à enjeux élevés pour améliorer les systèmes d'information des étudiants (SIS) (SIS).Alors que les responsables de l'État de l'Ohio ont refusé de commenter les coûts ou les détails du projet, les dirigeants de l'industrie l'ont qualifié d'expérience étroitement regardée en raison des subtilités intégrées à la création de systèmes d'information étudiante basés sur le cloud de nouvelle génération - en particulier pour les établissements de recherche de niveau un - commeainsi que le besoin vital de systèmes d'information d'étudiants plus avancés basés sur le cloud..

Si l'Ohio State ne peut pas le faire, la pensée va, alors peut-être qu'aucune institution de recherche de niveau 1.

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Les dirigeants universitaires veulent offrir une personnalisation basée sur le cloud de niveau amazon.Mais la route pour ériger un tel système personnalisé est longue et marquée par des nids-de-poule coûteux.

"Lorsque vous mettez en œuvre un système étudiant ... c'est comme subir une chirurgie à cœur ouvert et une greffe de cerveau et une greffe de foie, tout en même temps", a déclaré Nicole Engelbert, vice-présidente du développement de l'enseignement supérieur chez Oracle, le principal concurrent de Workday.«L'échelle est intimidante, même dans le meilleur des cas."

Tracy Schroeder, vice-présidente des services d'information et de la technologie à l'Université de Boston, a déclaré que BU avait vraiment besoin de capacités de SIS de nouvelle génération, mais ne peut pas trouver ce qu'elle recherche sur le marché.Elle a dit que la soeur est vitale car c'est la plate-forme qui touche tout ce que font les élèves et définit leur expérience dans de nombreuses dimensions.

«Nous sommes dans le domaine des étudiants en service. This platform is the most important platform, the most strategic platform [and] … it’s the platform with which students interact the most," Schroeder said.Elle a ajouté que la soeur peut «façonner l'impression d'un étudiant sur le campus et rendre les choses sans friction, facile, amicale."

Student Information System Difficulties Frustrate Universities

Mais la prochaine génération de SIS promet de faire quelque chose de plus ambitieux et nécessaire, a-t-elle dit.Il exploitera les données et les tirera en tirer parti pour personnaliser les recommandations, les services et soutient les étudiants par étudiant.

Schroeder a déclaré qu'elle espérait que Workday continuer à avancer malgré ses récents travaux à l'Ohio State.Elle s'inquiète que parce que le bassin de grandes institutions de recherche n'est pas si grande, les entreprises pourraient décider de ne pas aller de l'avant en investissant dans la technologie.

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La journée de travail n'est pas seule à faire face à des défis.Oracle and Thesis (une entreprise autonome a été transférée de l'unité 4) a également connu des retards importants dans la mise sur le marché de sa nouvelle soeur.La perception existante de la difficulté impliquée dans la création de ces SIS de nouvelle génération a fait de l'Ohio State et de l'arrêt de travail en particulier l'attention pour les leaders de la technologie des dysfonses supérieures, les DSI et les experts externes ont déclaré.

Alors que Sion Rogers, porte-parole de Workday, a refusé de commenter les coûts de l'Ohio State ou les détails des retards, il a dit dans un communiqué que le secteur de l'enseignement supérieur est unique par rapport aux autres marchés Workday Services.

“The vast breadth of the Workday Student product—compounded with the fact that all institutions go live at the same time of year—results in a unique situation that includes different pressures on product and deployment resources," the statement said.«Notre communauté client continue de se développer avec 18 clients qui se rendront en ligne au cours de la dernière année ... Alors que nous mettons davantage de clients en production, nous nous attendons à voir une augmentation simultanée de l'efficacité du déploiement, comme nous l'avons vu avec tous les autres produits de travail de travail."

Michael Berman, CIO du California State University System, le plus grand du pays, a déclaré que son système inscrit environ un demi-million d'étudiants par an et maintient environ six millions de dossiers étudiants à tout moment.

Il a déclaré que les étudiants aujourd'hui s'attendent à un haut degré de service en ligne, qui est souvent difficile à rencontrer depuis que les produits SIS utilisés dans la plupart des collèges et universités ont été conçus dans les années 1990.

“It was an IBM PC world in 1998, when we started implementing systems like this, and of course, now we’re in a mobile phone world, and a smart AI [world]," Berman said.«Quand ils vont à l'université, [les étudiants] s'attendent à pouvoir obtenir des systèmes et des services qui ressemblent à ce qu'ils ont l'habitude d'utiliser en ligne de tant d'autres fournisseurs.Et nous sommes mis au défi d'atteindre ce niveau de service - nous ne répondons souvent pas à cela."

Berman said “very few" campuses have gotten to the level of sophistication with SIS products that students expect.Il a dit que la réalité n'est pas tant que la technologie n'existe pas, mais plutôt qu'elle n'existe pas sous une forme où les universités peuvent se permettre de payer pour cela.Il a dit que les coûts peuvent être stupéfiants.À son avis professionnel, si l'État de Cal, en tant que plus grand système de quatre ans du pays, devait remplacer sa base de base avec les RH et les finances, cela coûterait des centaines de millions et peut-être plus d'un milliard de dollars.

Berman surveillera plutôt où les cinq à 10 prochaines années de travail avec les premiers adoptants vont réévaluer l'investissement dans un nouveau système SIS une fois que le marché clarifie et les coûts baissent.Il fait fonctionner sa technologie existante en ajoutant plusieurs systèmes plus petits et plus spécialisés.

«Chaque dollar que nous mettons envers une technologie comme [Workday Student] est de 1 $ qui ne va pas en classe. It doesn’t go to a faculty member, it doesn’t go to a field station where students are doing research, it doesn’t go to training faculty to do better online courses," Berman said.«Ce ne sont vraiment pas des décisions technologiques.Ce sont des décisions financières ou des décisions institutionnelles."

Vicki Tambellini, PDG de la société de recherche et consultative ED Higher ED The Tambellini Group, a déclaré que Workday, Oracle et Unit 4 (maintenant thèse) ont tous annoncé qu'ils développeraient leur nouvelle SIS entre 2013 et 2015, et tous ont rencontré d'importants retards.(Interrogé sur les retards, Engelbert, l'Oracle Executive, a déclaré que la société était «incroyablement conservatrice sur le moment où nous apportons un produit entièrement sur le marché." A spokesman for Thesis acknowledged only that “portions" of its product have been delayed.)

Tambellini a déclaré que les retards ont été un point de douleur pour les dirigeants universitaires.

“There are a lot of institutions that are running selected systems from more than 20 years ago, who are feeling the pain of those legacy environments, who are interested in replacing those old systems and who are very anxious to have something new and modern," Tambellini said."Il y a eu une frustration générale sur le marché qu'il n'y a pas un certain nombre de nouveaux systèmes concurrentiels pour évaluer."

Tambellini estime que Workday et Oracle ont plus de 100 développeurs qui travaillent sur leurs produits SIS, ce qui est emblématique de la difficulté de créer des sœurs de nouvelle génération à construire.

She said most higher ed institutions are still running student systems “on premise," meaning every update has to be handled by the local IT team and the personalization most universities seek is harder to come by.Elle a noté que la dysfonction sociale est plus élevée par rapport à d'autres industries dans le changement technologique parce que la planification, la budgétisation et les décisions de financement dans la dysfonction érectile ont tendance à prendre plus de temps.Elle a dit qu'environ 3 milliards de dollars sont dépensés chaque année pour les systèmes étudiants et les services associés à l'échelle mondiale.

“If it’s important enough for these companies to invest in, it should be important enough to do well," Tambellini said.