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Dificuldades do sistema de informação do aluno frustram universidades

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O choque passou por círculos de tecnologia de ensino superior no mês passado, quando a Universidade Estadual de Ohio anunciou que abandonaria uma faceta importante de sua parceria com o Software Workday Workday, abandonando os planos de se tornar um produto de alto perfil do Sistema de Informações para Estudantes baseado em nuvem da empresa, Aluno do dia de trabalho.

Analistas externos e diretores de informação da Universidade atingiram os prováveis custos reduzidos para o estado de Ohio estarem em dezenas de milhões de dólares e descreveram a parceria decepada como apenas o mais recente exemplo de esforços desafiadores e de alto risco para atualizar os sistemas de informação do aluno (SIS).Enquanto as autoridades do estado de Ohio se recusaram a comentar sobre os custos ou detalhes do projeto, os líderes do setor o chamaram de um experimento assistido de perto por causa dos meandros incorporados na criação de sistemas de informação estudantil baseados em nuvem de próxima geração-particularmente para instituições de pesquisa em nível um-comobem como a necessidade vital de mais avançados sistemas de informação dos alunos em nuvem em todo o setor.

Se o estado de Ohio não pode fazer isso, o pensamento vai, então talvez nenhuma instituição de pesquisa de nível grande possa.

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Os líderes universitários querem oferecer personalização baseada em nuvem no nível da Amazon a todos os alunos, explicando os cursos que eles devem considerar com base no que já fizeram anteriormente, por exemplo, ou gerenciar dezenas de iterações de preferências de registro de classe com base em pré-requisitos e ano de graduação.Mas o caminho para erguer um sistema tão personalizado é longo - e marcado por buracos caros.

"Quando você implementa um sistema de estudantes ... é como fazer cirurgia de coração aberto e um transplante de cérebro e um transplante de fígado, tudo ao mesmo tempo", disse Nicole Engelbert, vice-presidente de desenvolvimento do ensino superior da Oracle, o principal concorrente da Workday.“A escala é assustadora, mesmo na melhor das vezes.”

Tracy Schroeder, vice-presidente de serviços de informação e tecnologia da Universidade de Boston, disse que o BU precisa de recursos de SIS da próxima geração, mas não consegue encontrar o que está procurando no mercado.Ela disse que a irmã é vital porque é a plataforma que toca em tudo que os alunos fazem e define sua experiência em muitas dimensões.

“Estamos no negócio de servir os alunos.Essa plataforma é a plataforma mais importante, a plataforma mais estratégica [e] ... é a plataforma com a qual os alunos mais interagem ”, disse Schroeders.Ela acrescentou que a irmã pode "moldar a impressão de um aluno no campus e tornar as coisas sem atrito, fácil e amigável.”

Student Information System Difficulties Frustrate Universities

Mas a próxima geração de irmã promete fazer algo ainda mais ambicioso e necessário, ela disse.Ele minará dados e alavancá -los para personalizar recomendações, serviços e apoiar o aluno pelo aluno.

Schroeder disse que espera que o dia de trabalho continue avançando, apesar de seus trabalhos recentes no estado de Ohio.Ela teme que, como o pool de grandes instituições de pesquisa não é tão grande, as empresas podem decidir não entrar em frente investindo na tecnologia.

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O dia de trabalho não está sozinho em enfrentar desafios.O Oracle and Tese (uma empresa independente girada da Unidade 4) também sofreu atrasos significativos ao levar seu novo SIS ao mercado.A percepção existente da dificuldade envolvida na criação desse SIS da próxima geração fez do estado de Ohio e da parada do dia de trabalho particularmente atrair atenção para líderes de tecnologia, CIOs e especialistas externos disseram.

Enquanto Sion Rogers, um porta -voz do dia de trabalho, se recusou a comentar sobre os custos que o estado de Ohio incorrido ou as especificidades dos atrasos, ele disse em comunicado que o setor de ensino superior é único em comparação com outros mercados de trabalho de trabalho serve.

"A grande amplitude do produto estudantil no dia de trabalho - comparado ao fato de todas as instituições irem para o ar na mesma época do ano - resulta em uma situação única que inclui diferentes pressões sobre o produto e os recursos de implantação", afirmou o comunicado."Nossa comunidade de clientes continua a crescer com 18 clientes indo ao vivo apenas no ano passado ... À medida que colocamos mais clientes em produção, esperamos ver um aumento simultâneo na eficiência da implantação, como vimos em todos os outros produtos de dia de trabalho.”

Michael Berman, CIO do Sistema Universitário Estadual da Califórnia, o maior do país, disse que seu sistema se inscreve cerca de meio milhão de estudantes anualmente e acompanha cerca de seis milhões de registros de estudantes a qualquer momento.

Ele disse que os alunos hoje esperam um alto grau de serviço on -line, o que geralmente é difícil de encontrar desde os produtos Legacy SIS em uso na maioria das faculdades e universidades foram projetados nos anos 90.

"Era um mundo de PC da IBM em 1998, quando começamos a implementar sistemas como esse, e é claro, agora estamos em um mundo de telefones celulares e uma IA inteligente [mundo]", disse Berman."Quando eles vão para a universidade, [os alunos] esperam poder obter sistemas e serviços que se parecem com o que estão acostumados a usar on -line de tantos outros provedores.E somos desafiados a alcançar esse nível de serviço - muitas vezes ficamos aquém disso.”

Berman disse que "muito poucos" campi chegaram ao nível de sofisticação com os produtos SIS que os alunos esperam.Ele disse que a realidade não é tanto que a tecnologia não existe, mas sim que não existe de uma forma em que as universidades possam pagar por isso.Ele disse que os custos podem ser impressionantes.Em sua opinião profissional, se Cal State, como o maior sistema de quatro anos do país, substituísse seu SIS principal junto com a RH e as finanças, custaria centenas de milhões e possivelmente mais de um bilhão de dólares.

Em vez disso.Ele está fazendo sua tecnologia existente funcionar adicionando vários sistemas menores e mais especializados.

"Cada dólar que colocamos em direção a uma tecnologia como [estudante de trabalho] custa US $ 1 que não vai para a sala de aula.Ele não vai a um membro do corpo docente, não vai a uma estação de campo onde os alunos estão pesquisando, não é para treinar professores para fazer melhores cursos on -line ", disse Berman.“Essas realmente não são decisões de tecnologia.São decisões financeiras ou decisões institucionais.”

Vicki Tambellini, CEO da empresa de consultoria e pesquisa mais alta, The Tambellini Group, disse que o Workday, Oracle e Unit 4 (agora tese) anunciaram que desenvolveriam seu novo SIS entre 2013 e 2015, e todos encontraram atrasos significativos.(Questionado sobre os atrasos, Engelbert, o executivo da Oracle, disse que a empresa é “incrivelmente conservadora quando trazemos um produto totalmente ao mercado.”Um porta -voz da tese reconheceu apenas que“ partes ”de seu produto foram atrasadas.)

Tambellini disse que os atrasos foram um ponto de dor para os líderes da universidade.

“Existem muitas instituições que estão executando sistemas selecionados há mais de 20 anos, que estão sentindo a dor daqueles ambientes herdados, que estão interessados em substituir esses sistemas antigos e que estão muito ansiosos para ter algo novo e moderno”.Tambellini disse."Houve uma frustração geral no mercado de que não há vários novos sistemas competitivos para avaliar.”

Tambellini estima que o dia de trabalho e o Oracle têm mais de 100 desenvolvedores trabalhando em seus produtos SIS, o que é emblemático de quão difícil a próxima geração SIS é para construir.

Ela disse que a maioria das instituições de ED superior ainda está executando sistemas estudantis "na premissa", o que significa que toda atualização deve ser tratada pela equipe de TI local e a personalização que a maioria das universidades procura é mais difícil de encontrar.Ela observou que o ED mais alto fica por trás de outras indústrias em mudanças tecnológicas, porque as decisões de planejamento, orçamento e financiamento em ED mais alto tendem a levar mais tempo.Ela disse que cerca de US $ 3 bilhões são gastos anualmente em sistemas estudantis e serviços associados globalmente.

"Se for importante o suficiente para essas empresas investirem, deve ser importante o suficiente para se sair bem", disse Tambellini.